12/12/2024

Compte rendu réunion du 12 décembre 2024

Présents : Alain Claudel, Pascal Fournier, Bernard Damas, Michel Forge , Patrick Epinat, Gérard Perrier, Alain Drutel, Martine Girard, Miguel Alarcon, Christian Peyron, Robert Damas, Vincent Raitano, Fabien Maturier, Jean Marie Meunier, Jean marc Dufix…

Absent : Monique Bénévent.

 PS: en attendant l'AG extraordinaire, les 6 membres élus du bureau ont décidé de tenir compte des voix consultatives des autres membres pour prendre leurs décisions.

1 période transitoire concernant le fonctionnement de l’association :

Pour assurer le continuum du fonctionnement  de l’association le bureau réuni le 12 décembre 2014, propose la déclaration en préfecture du trio :

                     - Patrick Epinat président

                     - Alain Claudel trésorier,

                     - Christian Peyron secrétaire

Ce trio à l’unanimité des présents  (15 votants) sera déclaré en préfecture par Miguel Alarcon…

Pour basculer vers la logique d’un fonctionnement collégial, une AG extraordinaire est prévue le 21 février 2025

Cette AG extraordinaire permettra  d’expliquer le fonctionnement d’une association collégiale et de voter les nouveaux statuts proposant ce mode de fonctionnement.

2 : Discussion sur le bureau collégial :

Le bureau lance le débat sur le mode de fonctionnement du collègial, deux logiques sont proposées :

Hypothèse 1 : un nombre plus restreint des membre du bureau actuel (16 personnes) est positionné sur le fait de porter les responsabilités partagées de l’association, soit 8 personnes, ce qui intrinsèquement définit le bureau à 16 personnes comme un conseil d’administration.

Donc deux niveaux de responsabilités, un bureau collégial restreint à 8, un conseil d’administration certes collégial aussi mais à 16 personnes.

Hypothèse 2 : l’actuel bureau constitué de 16 personnes porte collégialement les responsabilités de l’association réparties entre les 16 membres . L’étage conseil d’administration disparaît.

Après débat un vote valide l’hypothèse 2, avec 13 voix pour et 2 abstentions ( les 6 voix des élus étant pour).

L’ensemble des membres du bureau demande à ce que les statuts actuels et  les nouveaux soient envoyés afin que chacun puisse établir comparaison entre les deux et mieux visualiser les changements…

Les remarques, et éventuelles corrections, ou réflexions que cette lecture pourrait susciter seront envoyées à l’ensemble des membres du bureau, avec une centralisation des envois par Christian Peyron qui se chargera de faire un regroupement de toutes nos contributions, qui viendra alimenter le débat concernant ces statuts lors du prochain bureau le 7 février 2025…

3 : Le tableau des tâches à réaliser pour 2025 :

Le bureau traverse l’ensemble de actions à mettre en oeuvre pour l’année qui vient, chacune et chacun de nous se positionnent, sur les actions de son choix afin qu’une répartition des rôles et de fonctions soient couvertes.

Le positionnement établi lors de ce travail, implique que l’interpellation des membres de l’association soit mise en place pour élargir le champ des intervenants et répartir les charges de travail de chaque action.

Notre positionnement est donc celui d’un point de repère, le portage d’une responsabilité,  pour les actions choisies, avec une délégation des tâches aux membres souhaitant s’impliquer dans la vie de l’association.

Ce point est essentiel pour dynamiser la vie de notre association.

La lecture du tableau des actions pose la question de certaines activités comme  :

la bourse aux vélos :

Action lourde à organiser, demandant beaucoup d’énergie, pour un retour très médiocre.

Il est décidé à l’unanimité des présents de faire une pose d’un an pour analyser la situation,  de prendre le temps de la réflexion sur le prolongement ou l’arrêt de cette dernière.

La question de cette action sera donc remise sur la table en fin d’année 2025.

Il est nécessaire de prévenir la municipalité ainsi que le CODEP de l’annulation de cette action  en 2025.

La montée de pierre sur Haute :

Il semble utile de changer la date initialement prévue, cette dernière mettant en concurrence plusieurs  manifestations municipales.

Une proposition pour sa réalisation de 28 juin prochain, est faite sachant qu’il semble que ce même jour c’est la cyclo des copains…

Réfléchir sur cette date devra se faire rapidement pour bien caler les informations auprès de l’ensemble des partenaires concernés.

Le pique nique :

En AG extraordinaire il faudra poser la question de la reconduite de cette action et de son organisation.

Activ’ été :

Il faut bien identifier l’organisateur de ces manifestations, pour répartir les accompagnements de chacune d’elles, les membres de l’association sont interpelés pour participer.

4 : interpellation des sponsors :

Cette action est l’affaire de tous, pour éventuellement élargir le nombre de ces derniers.

Relancer les sponsors 2024, pour connaître leur position pour 2025.

5 : Subvention ville de Montbrison :

Penser à monter le dossier de demande dans les délais.

6 :  Ordre du jour des bureaux  :

Alain Claudel propose qu’en fin de chaque bureau soit établi l’ordre du jour du prochain bureau avec validation de la date de cette rencontre.

7 :  Check List actions :

A propos de chaque action, il semble utile, voir nécessaire d’établir une sorte de check-list, balayant l’ordonnancement des choses  à faire pour être certain de ne rien oublier…

Ces fiches mises à disposition des responsables d’actions seront transmises au futurs membres responsables de l’association afin qu’une continuité des actions et de leur suivi soit effectif  et clairement établi…

8 : Assurances :

Couverture des activités connexes  et ponctuelles (raquettes, marche…) auxquelles participent  des conjoints ou extérieurs à l’association.

Un débat permet pour le moment d’aboutir au maintien de cette couverture d’assurance qui ne vient pas gréver le budget et sécurise du point de vue responsabilité en cas de problème.

Pour le vote 14 votants sont pour, 1 votant est contre ( 5 voix des élus pour et 1 voix contre)

9 :  Adresse mail pour Joseph :

Joseph demande qu’une adresse mail lui soit communiquée pour le transfert des courriers qu’il reçoit encore (mairie, institutions…), cela nous permettra d’avoir connaissance de l’ensemble des interpellations réceptionnées par notre association, via un renvoi direct sur l’un d’entre nous.

10 : Boite mail collaborative :

Christian Peyron propose la création d’un tel système de communication , système souple et ouvert qui permet d’améliorer la transmission au sein du bureau collégial des informations concernant la vie de l’association.

11 : ordre du jour prochain bureau :

PROCHAINE REUNION du bureau: 7 février  2024  à 18h,  au local   

1-   REORGANISATION BUREAU :

             - proposition de nouveaux statuts

             - préparation de l’AG extraordinaire

2 -JOURS et HORAIRES des Réunions de bureau 

THEMES PERMANENTS:

             - LES PERSONNES

             - LA SECURITE

             - LES FINANCES

LES ACTIONS EN COURS:

             - organisation du mâchon